De V.v.N.K. heeft een dataregister van zijn leden, tentoonstellers, medewerkers, keurders en sponsors, waarin de volgende gegevens worden opgenomen: naam, straat en nummer, postnummer, stad of gemeente, en land. Voor de leden komt er een uniek kweeknummer bij, voor de medewerkers hun Rijksregisternummer. Waar beschikbaar wordt hieraan een e-mailadres en telefoonnummer toegevoegd. Tijdens V.v.N.K. evenementen worden soms foto’s gemaakt van leden, tentoonstellers, medewerkers, keurders en sponsors. Mogelijks worden dergelijke foto’s opgenomen in de V.v.N.K. nieuwsbrief, op de V.v.N.K. website of op de V.v.N.K. Facebook account.

De persoonsgegevens worden verwerkt door het bestuur. Ieder lid kan via het bestuur zijn gegevens inzien, laten wijzigen en desgewenst laten schrappen, in zoverre dit de werking van de vereniging voor dit lid niet in de weg staat (zie volgende paragraaf voor het gebruik van deze persoonlijke gegevens).

De persoonsgegevens uit het dataregister worden gebruikt voor de verzending van de V.v.N.K. nieuwsbrief en eventuele andere berichten. Bij leden die ringen bestellen worden zij ook gebruikt om de bestelling door te geven aan de federatie. De Rijksregisternummers van de medewerkers op onze jaarlijkse show dient de V.v.N.K. aan de RVA over te maken.

De V.v.N.K. verbindt er zich toe om geen persoonsgegevens van de leden ter beschikking te stellen aan derden, ongeacht of dit natuurlijke personen zijn of bedrijven.

Leden die uit V.v.N.K. stappen hebben het recht om zich te laten schrappen uit het archief register. Dit met uitzondering van leden die ringen voor Europese vogels hebben besteld, zij dienen zoals de Vlaamse wetgeving bepaalt, 5 jaar aanwezig te blijven in het archief.