Le V.v.N.K. maintien un registre des membres, des exposants, des gens qui aident et des sponsors, dans lequel les données suivantes sont registrées: nom, rue et numéro, code postal, ville ou commune, et pays. Pour les membres on ajoute un numéro d’éleveur unique, pour les gens qui aident leur numéro de registre national. Où ils sont disponibles, on complète par l’adresse mail et le numéro de téléphone. Pendant les événements V.v.N.K. on prend de temps en temps des photos sur lesquels des membres, exposants, aides, juges et sponsors peuvent figurer. Il se peut que certaines de ces photos sont repris dans notre magazine V.v.N.K., ou sur notre site ou notre compte Facebook.

Les données personnelles sont gérées par les membres du comité. Chaque membre peut demander au comité de vérifier ces données, ou de les modifier ou éventuellement de les supprimer, pour autant que cela ne bloque pas ce que le club doit faire pour le membre (voir paragraphe suivant sur l’utilisation des données).

Les données personnelles du registre sont utilisées pour envoyer le magazine V.v.N.K. et éventuellement d’autres messages. Dans le cas des membres qui commandent des bagues, elles sont aussi utilisées pour passer la commande à la fédération. Le V.v.N.K. a l’obligation de passer les numéros dans le registre national de tous les gens qui aident à l'ONEM.

Le V.v.N.K. s’engage à ne pas mettre de données personnelles des membres à la disposition de parties tierces, indépendant s’il s’agit de personnes naturelles ou de sociétés.

Les membres qui quittent le V.v.N.K. ont le droit de faire supprimer leurs données du registre et de ses archives. Ceci à l’exception des membres qui ont commandés des bagues pour des oiseaux Européens : comme la législation flamande le prévoit, leurs données doivent être sauvées dans le registre pour une période d’au moins 5 ans.